Vraagstelling

Binnen de gemeente Amsterdam is afdeling Vastgoedondersteuning recent verantwoordelijk geworden voor het tekeningenarchief van meerdere afdelingen. Diverse afdelingen zijn dan ook afhankelijk van deze informatie. Om de processen van de betreffende afdelingen (Portefeuille Management, Programma’s, Projecten & Makelaardij en Financiën, Kaderstelling & Ondersteuning) optimaal en digitaal te ondersteunen heeft afdeling Vastgoedondersteuning, Fimble en Assetwise de vraag gesteld om enkele scenario's uit te werken over toekomstbestendig beheer gebaseerd op haar huidige vastgoedinformatiebehoefte. Fimble en Assetwise hebben hiervoor een plan van aanpak en roadmap opgesteld waarmee de afdeling verder kan optimaliseren naar uniforme, consistente en kwalitatief goede informatie.

‍

Doel

Doel van het onderzoek was om op basis van enkele scenario's inzicht te krijgen in de impact op de onderdelen; proces, organisatie, mens, technologie, uitwisseling van informatie en kosten. Het meest geschikte scenario diende de basis te worden om het informatiebeheer voor de afdeling toekomstbestendig op in te richten.

‍

Uitgangspunten

In dit onderzoek hebben wij enkele uitgangspunten meegekregen die wij in de verschillende scenario's hebben meegenomen.

• Waar begin je als organisatie en hoe neem je de organisatie mee?;
• Wat doen we intern en wat extern (zelf in de hand, deels in de hand of volledig uitbesteden)?;
• Welke impact heeft dit op de organisatie en hoeveel fte's zijn er dan benodigd?;
• Kostenindicatie van de scenario's.

‍

Marktontwikkeling

Om te kijken naar scenario's over hoe archief- en gegevensbeheer kan worden ingezet naar verdere optimalisatie van processen en naar uniforme, consistente en kwalitatief goede informatie is het belangrijk te kijken naar de huidige marktontwikkelingen. Eveneens dient er goed te worden gekeken naar welke impact scenario's kunnen hebben op de organisatie/afdelingen en hoe je de organisatie/afdelingen dan meeneemt in de gekozen scenario's?

Op het gebied van archief- en gegevensbeheer is er veel veranderd. Nieuwe technologieën ontwikkelen zich snel, data gedreven werken neemt hierin de afgelopen jaren een vlucht. Als het gaat om personeel wordt het hierdoor voor de werkgever steeds moeilijker om aantrekkelijk te blijven. De vergrijzing treedt momenteel sterk in en de nieuwe generatie werkt graag digitaal. Opleidingen richten zich op Bouw en Asset Informatie Modellering (BIM/AIM) en Virtueel bouwen wordt steeds gebruikelijker maar ook digitaal informatie uitwisselen via de Cloud/centrale dataomgevingen wordt steeds meer de norm.

De Rijksoverheid zet zich momenteel op vastgoedgebied erg in op het landelijke programma Digitale Stelsel Gebouwde Omgeving (DSGO), Bouw informatie model (3D) ontwikkelingen bij overheden en gemeentes (VNG) maar ook op Wet- & Regelgeving (Digitaal stelsel omgevingswet). Grip op compliance is momenteel al een speerpunt maar wordt steeds belangrijker, mede hierdoor zie je een trend dat verschillende organisaties zich aan het richten zijn op professionalisering van informatiebeheer conform de ISO55000 en ISO19650.

‍

Onderzoek

In de basis richten wij ons bij dit soort vraagstukken op de Levels in het beheer die momenteel worden gehanteerd als het gaat om datagedreven werken/beheren (zie onderstaand overzicht). Vanuit diverse opdrachten kunnen wij constateren dat organisaties zich momenteel in verschillende beheerfasen (Levels) bevinden. We onderscheiden een viertal Levels (van 0 tot en met 3). Vaak zien wij dat organisaties nog document georiënteerd (Level 0) werken. Enkelen zijn al druk bezig met Level 1. Ook merken wij vaak op dat bij organisaties er wel al enkele 3D modellen beschikbaar zijn echter worden deze modellen weer platgeslagen om er 2D tekeningen uit te genereren en zijn ze veelal niet geschikt om goed beheer mee te voeren. Betreffende modellen worden niet actief as built bijgehouden maar pas aangepast als er een verbouwing of project plaatsvindt. Het proactief beheren en continu actueel houden van een BIM model om de data ervan in software in te zetten (voor bijvoorbeeld de interne processen) vindt nog minimaal plaats. Het is dan ook erg belangrijk om van de verschillende processen die bij de Levels horen goed naar de consequenties te kijken voordat deze in een plan van aanpak worden opgenomen. Dit omdat organisaties zich veelal in verschillende (beheer) Levels tegelijk bevinden. De uitgifte en inname van informatie (pdf, Excel, 2D CAD, 3D BIM, etc.) binnen de Levels gebeurt vaak op verschillende manieren en momenten.

‍

‍

‍Impact (organisatie)

Een gedegen visie en strategie maken onderdeel uit van het plan van aanpak en zijn cruciaal om tot de juiste uitkomsten te komen. Om een verandering succesvol te maken dient er een gedragen top down visie en strategie te zijn die tot de gewenste verandering van de huidige processen zal moeten leiden. De veranderingsopgave heeft vaak impact die veel omvattend is. Eveneens moet men zich beseffen dat de ontwikkelingen in de markt en wet- en regelgeving continue van invloed zijn op de realisering van de opgave. Het advies om te werken naar een Level die past bij de organisatie is dan ook vaak; neem hier ruim de tijd voor.

Om mensen tot veranderen van gedrag aan te zetten moet een verandering als deze in onze optiek de volgende vijf elementen bevatten: visie, urgentie, plan, middelen en competenties (volgens het verandermodel van Knoster uit 1991). Wij delen deze visie en zien dit als basis voor een veranderopgave. Indien één van deze elementen ontbreekt zal de gewenste verandering hoogstwaarschijnlijk niet slagen. Het zal dan ook alleen succesvol kunnen worden bij een door een organisatie breed (directie/MT, afdelingen) gedragen visie tot verandering van het huidige proces. Een gedragen visie en strategie met een bijbehorend Plan van Aanpak om tot de realisatie te komen is daarom van groot- en cruciaal belang.

‍

‍

Impact per Level

Elk level en bijbehorend scenario heeft impact op onderdelen als proces, organisatie, mens, technologie en uitwisseling van informatie. De impact kan geen- maar ook een zeer hoge impact hebben op onderdelen als “aantoonbaar compliance, proces informatie, maar ook RI&E analyses”. Afhankelijk van het uiteindelijke gekozen scenario per level kun je in een overzicht inzichtelijk maken wat de mogelijke impact kan zijn waarbij 1 = geen tot lage impact en 5 = zeer hoge impact. Hierdoor krijg je een goed beeld wat de impact voor jouw/de organisatie kan betekenen.

‍

Resultaat

Conclusies uit interviews en onderzoek dienen eveneens te worden meegenomen en verwerkt in een plan van aanpak en kunnen een leidraad zijn in de te ondernemen stappen. Het plan van aanpak dient weer als een roadmap. Het is een document wat met de organisatie mee kan groeien en wat continu een actueel beeld moet geven van de stand van zaken en de te ondernemen vervolgstappen. Het is niet in beton gegoten maar biedt wel een houvast om het proces in goede banen te leiden.

‍

Geïnteresseerd in stappen die voor uw organisatie van toepassing kunnen zijn? Neem dan contact met ons op via het contactformulier op deze website.